Даже те, кто отлично говорит и пишет по-английски, могут допустить непростительный промах в деловой переписке с иностранными партнерами. У формального общения есть свои неочевидные правила, о которых многие и не подозревают. Эксперты онлайн-школы разбирают самые распространенные ошибки.
Нехватка вежливости
В русском слова вежливости вроде «спасибо», «пожалуйста» и «будьте добры» в принципе используются реже, чем в английском. Фразы, которые по-русски звучат вполне корректно и уважительно, при дословном переводе на английский становятся весьма невежливыми. Например, там, где русский скажет «Возьмите еще печенья», американец или англичанин обязательно добавят «Пожалуйста». Потому что в английском без этого please предложение звучит как грубый приказ.
В переписке на английском нужно использовать please (пожалуйста) и could you (не могли бы вы) нужно намного чаще. Кроме того, старайтесь формулировать свои просьбы так, чтобы они звучали именно как просьбы — например, вместо I need to know («Мне нужно знать») лучше использовать более мягкое I would like to know («Я хотела бы знать»).
Неправильные обращения
Как обращаться к человеку в деловом письме — по имени или по фамилии? А если вы не знаете имени? А если вы не уверены, кто будет читать письмо — мужчина или женщина? На этот случай в деловом английском есть четкие правила, так что вам не придется изобретать велосипед. Если вы пишете не конкретному человеку, а в отдел маркетинга, службу поддержки или приемную комиссию, начинайте письмо с формулы Dear Sir or Madam (Дорогой сэр или мадам). На русском этот оборот звучит немного странно, но в английском к незнакомцу в письме принято обращаться именно так.
Если фамилия адресата вам известна, помните, что обращаться к человеку только по ней совершенно недопустимо. В русском точно так же — никто не станет начинать письмо с фамильярного «Здравствуйте, Иванов!». В английском перед фамилией обязательно должно стоять либо имя, либо обращение. К мужчине всегда следует обращаться Mr. — «мистер». Например, Dear Mr. Brown. К женщине можно обращаться Ms. или Mrs. Ms. — «миз», стандартное обращение к женщине. Если ничего не знаете о собеседнице, лучше использовать его. Mrs. — «миссис», обращение к замужней женщине, можно использовать исключительно в том случае, если она сама так подписалась.
Обращение по имени допустимо только в относительно неформальной переписке — например, если вы уже встречались, беседовали, обменивались шутками и мемами. В России вы бы в такой ситуации перешли на ты, а в английском, где разницы между «ты» и «вы» нет, собеседники просто начинают называть друг друга по имени и пишут в начале письма Hello John и Dear Nataly.
Устаревшие слова
Если вы учились деловой переписке по учебникам 15-летней давности, вы наверняка звучите очень несовременно. Многие слова и обороты уже вышли из употребления. И хотя грамматически они правильные, так уже давно никто не пишет.
Например, устаревший оборот You are kindly requested, который можно перевести как «убедительно просим»: You are kindly requested to complete the registration form and send it by e-mail — «Убедительно просим вас заполнить форму регистрации и отправить ее по электронной почте». Этот оборот до сих пор встречается в руководствах по деловой переписке, хотя он уже давно звучит архаично, примерно как «соблаговолите». Обычное Please будет гораздо уместнее.
Это же касается и подписи — нередко к имени добавляют что-то вроде Sincerely yours или Very truly yours («Искренне ваш»). Но носители так давно не говорят. Как и мы не подписываем письма формулой «Засим остаюсь ваш покорный слуга». Sincerely, Anna Petrova выглядит намного современнее.
Фото: Getty Images
