Мы терпеть не можем совещания, и, как правило, вполне обоснованно. Да, они отнимают у нас драгоценное рабочее время. Да, после них трудно влиться в установленный с утра режим работы. И да, далеко не факт, что после них КПД работников перейдет на качественно новый уровень.
Интернет и бизнес-пособия пестрят подробнейшими инструкциями по проведению рабочих встреч, но, как правило, они не срабатывают. Прежде всего – потому что руководители забывают учитывать элементарный человеческий фактор. Как поставить совещания на службу компании с учетом обыкновенной человеческой психологии, с изданием Harvard Business Review поделились консультант по личностному росту Пол Акстелл (автор книги «Встречи нужны: 8 стратегий для выдающихся бесед»), а также профессор из Гарвардской школы бизнеса Франческа Джино.
Приглашайте на встречу не более семи человек
Конечно же, семь – это не кармическое число. На настоящий момент нет таких исследований, которые бы с математической точностью предсказывали, какое количество участников будет наиболее эффективным для проведения совещаний. И, тем не менее, одно известно точно: людей в переговорной должно быть как можно меньше.
Во-первых, вам, как руководителю, это поможет легче выстроить коммуникацию – в том числе и невербальную. Тот же язык тела сотрудников проанализировать гораздо легче, когда их не больше десяти. Так вы сможете воспринимать негласные сигналы от участников собеседования и в зависимости от них корректировать общий курс летучки.
Второй момент связан с тем, что за 60 минут далеко не все работники смогут высказать свою точку зрения на тот или иной вопрос. Или что еще хуже – не все будут хотеть это делать. Когда участники относительно большой группы людей видят, что беседа строится на выступлениях отдельных людей, они теряют запал поучаствовать в дискуссии. Этот феномен носит название социальной ленности и означает, что во время общей работы индивидуальный вклад каждого сотрудника будет уменьшаться в зависимости от размера группы. Иными словами, приглашая на совещание большое количество людей, вы берете на себя риск того, что подавляющая часть из них будет попросту сидеть, сложа руки.
Введите запрет на девайсы
Разумеется, не абсолютный. Да, цифровые технологии двигают прогресс, и использование электронных девайсов вполне может помочь вам оптимизировать ход дискуссии (даже если вы банально делаете заметки). Но все это полезно только до момента X – пока ваше устройство не становится для вас «окном в мир».
Мы привыкли думать, что с появлением цифровых гаджетов человек только развил в себе умение работать в режиме многозадачности. Но эксперты уверены: это большое заблуждение. На самом деле, когда мы говорим о так называемом multitasking, мы имеем в виду обыкновенный навык человека ходить и разговаривать или петь и танцевать одновременно. Все что выходит за грани физической эволюции – это умения, которыми владеют далеко не все. Исследования показывают, что в большинстве своем люди, использующие соцсети во время совещаний или лекций, демонстрируют уровень концентрации на 50% ниже положенного.
Иными словами, девайсы вас отвлекают. Но, что еще хуже, они отвлекают и остальных. Недавно профессор Джино провела экспресс-опрос, в ходе которого она выяснила, что если в группе людей один человек достает смартфон или планшет, другие начинают автоматически интересоваться тем, что он делает, и, как ни странно, раздражаться. Особенно это касается случаев, когда должного уважения всему происходящему не высказывает человек выше по должности.
Установите лимит по времени – не более 60 минут
Основное преимущество такого подхода состоит в том, что люди склонны фокусироваться на решении проблемы быстрее, если они ограничены во времени. Это как с экзаменом – у вас есть всего полтора часа на то, чтобы ответить на вопросы в билете. Не успели – не сдали. Так и во время совещаний: исследования показывают, что в условиях цейтнота сотрудники организации склонны не распыляться на праздные разговоры и принимать волевые решения куда быстрее (так как банально нет времени на то, чтобы взвесить все «за» и «против»).
Конечно же, это не значит, что теперь перед началом каждой вашей встречи вам нужно ставить таймер. Такой подход полезен только при решении текущих рабочих вопросов. Если же совещание касается более глубинных проблем или направлено на выстраивание некой корпоративной культуры, то тут одного часа явно может не хватить.
Уберите стулья
Некоторые скептики считают это мифом, но согласно эмпирическим исследованиям, эффективность совещаний, во время которых его участники стоят, возрастает на 34%: сотрудники тратят на них куда меньше времени и в то же время выступают с абсолютно такими же решениями, как и те, кто будут сидеть и бессмысленно прожигать какое-то количество отведенных им минут.
Следите, чтобы высказался каждый
Чаще всего сотрудники молчат на совещаниях не потому, что им нечего сказать, а потому, что они не всегда могут это сделать. Причин может быть множество: теряется запал (как в случае социальной ленности), мешает языковой барьер, неуверенность в себе, фобия публичных выступлений или же обыкновенная скромность. В любом случае ваша задача как руководителя – обеспечить такую атмосферу на совещании, чтобы у каждого была возможность высказаться.
Такой подход эффективен не только для конечных результатов встречи, но и для корпоративной культуры компании. «Люди ценят, когда их мнения интересны, – комментирует профессор Джино, – просто спросите человека о том, что он думает по тому или иному вопросу, и даже если он не ответит вам ничего внятного, вы увидите, что его вовлеченность в дискуссию возрастет в разы».
Не созывайте совещание, чтобы просто сообщить новости
Это непрофессионально (учитывая, что в большинстве компаний есть корпоративная почта) и может справедливо раздражать ваших сотрудников, ведь это уже совершенно точно – бесполезная трата времени. Совещания существуют для того, чтобы принимать стратегические решения или обсуждать важные вопросы. Если у вас есть новости и нет желания делать рассылку по почте – кратко сообщите о них в конце встречи.
Составляйте план совещания
Не созывайте людей на бесцельный разговор: сразу настраивайте их на нужный курс. Перед началом совещания обязательно определяйтесь с целями вашей встречи и разъясняйте участникам, что будет происходить в ближайший час их жизни. В противном случае они вполне резонно могут задать себе (и вам) вопрос: «А что я вообще здесь делаю?». Конструктивной работе подобные установки точно не способствуют.
Оригинал статьи – .
Фото: Getty Images
