Эффективное рабочее место: 5 главных лайфхаков

Плохо организованное пространство вокруг вас может стать главным препятствием на пути к успеху и реализации ваших планов: вы теряете нужные документы в самый ответственный момент, никак не  можете приступить к задуманному проекту, потому что просто не можете собрать все свои записи воедино, а порой и вовсе отказываетесь трудиться в специально отведенном для этого месте, предпочитая брать работу на дом или уходить в какое-нибудь шумное кафе. А за внешними неудобствами скопом тянется и внутренний дискомфорт: неорганизованный человек, как правило, чувствует себя неуверенным, неудовлетворенным, не может расслабиться – и в результате, работая меньше, устает только больше.

Алсу Мухамедшина, профессиональный организатор пространства, поделилась способами, как сделать рабочее место вашим самым ценным инструментом в повышении личной эффективности.

Сфотографируйте свой стол

Бессмысленный на первый взгляд способ поможет вам взглянуть на привычное пространство по-новому. Внимательно посмотрите на фото: нравится ли вам это место?  Хочется ли здесь работать? Что именно вас не устраивает?
Снимок покажет вам все недостатки, которые вы не замечали раньше или к которым вы попросту уже привыкли.

Возможно, вся проблема будет заключаться в слишком захламленном столе, на котором все постоянно теряется (и никогда не находится). Или же ключ к неудобствам – это ваша старая настольная лампа, заменить которую у вас никак не доходят руки.

Выпишите все недостатки на листочек, а рядом пропишите решения и конкретные действия по их устранению. Вы ведь помните, что планирование – это ключ к эффективности?

Что это могут быть за шаги? Например, разобрать документы и выбросить неактуальные бумаги или убрать с рабочего стола предметы, которыми вы не пользуетесь неделями (чья-то флешка, старый бальзам для губ, открытка коллеги и т.д.), к следующей среде.

Долой вещи!

Ученые говорят, что ежедневно люди на работе тратят около часа на поиски нужных вещей. Вдумайтесь: ведь это 5 часов в рабочей неделе и 240 часов в год! Сколько интересных проектов можно было бы сделать за это время. И сколько нервов сэкономить.

Итак, проводим ревизию и избавляемся от откровенного хлама, неактуальных документов и канцтоваров, а также вещей коллег, которые осели у вас на столе.

Часто людям кажется, что разбор вещей – это пустая трата времени, которое они бы могли провести более интересно и продуктивно: позвонить клиентам, встретиться с деловыми партнерами, просто попить чай с коллегами. Но поверьте, время, вложенное в создание организованной системы, окупится вам сполна, ведь отныне на поиск нужных вещей у вас будет уходить явно меньше часа в день (читайте также: «Где и как найти свободное время»).

Держим стол максимально свободным и пустым

Если у вас нет лишних вещей, но при этом все необходимое громоздится на поверхности рабочего стола, то вы все равно будете отвлекаться на ту или иную мелочь – а, значит, терять драгоценное время и концентрацию на задаче.

Кроме того, только свободный, «легкий» стол вызывает желание работать. Конечно, в процессе активной  работы  или ведения проекта, у вас может быть временный завал – так называемая «активная фаза». Но у всякого процесса должно быть логическое завершение, после которого ваше рабочее пространство приходит в подобающий вид, готовый принять новый вызов и проект.
Если специфика работы требует наличия большого количества вещей, которые должны быть под рукой, используйте пространство вокруг стола: стены, тумбочки, выдвижные ящики, этажерки.

Создаем удобные системы хранения

И снова возвращаемся к потерянным вещам и упущенному времени. Избавление от лишнего и ненужного – это лишь верхушка айсберга под названием «организация пространства». Важно найти каждой категории вещей свое удобное место.
При этом вам должно быть удобно не только брать, но и возвращать предмет на место. Иначе через несколько дней активной работы вас вновь будет ждать хаос. Но как же найти эти удобные места?

Открою главный секрет организаторов: чтобы  создать работающую систему, вам нужно следовать своим «жизненным сценариям». Посвятите один день на изучение лично ваших движений и предпочтений в процессе работы: чем вы пользуетесь чаще всего и что должно быть буквально «под рукой», а что можно убрать в архивное и удаленное хранение?  Куда вы чаще всего складываете бумаги, а откуда удобнее доставать канцелярию?

В соответствии с этими «сценариями», расположите часто используемые вещи в ближайшем доступе и в самых простых системах хранения.
И еще один совет: не переборщите! Нередко мои клиенты, увлекаясь излишней организацией, создавали слишком запутанную систему, когда для каждой бумажки заводилась отдельная папка. В итоге логика вроде присутствует, а вот удобство – нет.

Создаем атмосферу

Работа занимает огромную часть нашей жизни. Так давайте проводить это время максимально комфортно и с удовольствием! Проверьте свой стул и стол  на предмет удобства. Убедитесь, что вам хватает света, и лампа стоит в правильном месте (для правшей устанавливают свет слева, для левшей – справа).
Проверьте, не мешает ли вам соседство с коллегами. Например, если вы сидите таким образом, что находитесь в постоянном зрительном контакте с кем-то, то это может служить отвлекающим фактором. Подумайте, как вы можете переставить мебель или «отгородиться» от остальных (читайте также: «Корпоративное общежитие: почему офисы открытого типа подходят не всем»).

Кроме того, многим людям кажется, что организованное пространство – это нечто скучное и безжизненное. Если вы относитесь к их числу, то для вас важным элементом будет создание уютной и вдохновляющей атмосферы. Окружите себя приятными глазу вещами: это может быть рамка с фотографией ваших близких, любимый аромат, небольшой цветок, мудборд. А для того, чтобы поддерживать порядок было веселее, используйте яркие контейнеры, лотки и стикеры для папок.