Вы, наверняка, отдаете работе львиную долю своего времени, но не можете вырваться из круговорота важных и срочных дел, которые нужно было закончить еще вчера. Ваш ежедневник «нашпигован» встречами, совещаниями, жесткими планами. И спрашивается, да разве можно расквитаться с этой грудой задач за меньшее время?
Эксперт по женскому тайм-менеджменту и владелица крупного онлайн-бизнеса Анна Всехсвятская уверяет, что это возможно. Она рассказала нам, как грамотно выстроить рабочий процесс, чтобы наслаждаться работой, а не вкалывать от зари до зари.
1. Оптимизировать график
Для начала стоит пересмотреть свой график. Стандартизированное время с 9.00 до 18.00 может совершенно не подходить вам для работы и не совпадать с вашими фазами активности. Чтобы составить оптимальный режим труда и отдыха, нужно изучить свои биологические ритмы. Понять, в какое время вы лучше всего справляетесь со сложными задачами, требующими высокой концентрации и использовать эти часы максимально эффективно.
2. Исключить многозадачность
Когда вы хватаетесь за несколько дел сразу, создается иллюзия, что вы успеваете больше. Но на самом же деле ваш мозг не может должным образом обрабатывать сразу несколько объектов, он постоянно переключается между ними. На эти переключения уходит в 2 раза больше времени и энергии. В результате вы быстрее устаете, хуже соображаете, вам труднее сосредоточиться и хорошо выполнить задачу.
3. Использовать возможности гаджетов
Со всех сторон скандируют, что современные гаджеты — это главный враг концентрации. Но кроме соцсетей, чатов, игр и других развлечений они дают нам колоссальные возможности для оптимизации работы (читайте также: «Как пользоваться гаджетами, чтобы они экономили время, а не отнимали его»). Например, приложения-планировщики, интеллект-карты, таймеры и многие другие сервисы помогают работать более сфокусировано, организованно и продуктивно. Советуем вам присмотреться к приложению Doit.im и сервису интеллект-карт Mindmeister, чтобы планировать задачи на день, неделю и месяц. Для усиления концентрации используйте таймер Pomodoro или приложение Forest.
4. Провести аудит своих функций
Очень важно отчетливо представлять весь объем работы, который вы делаете на данный момент. Вероятно, сейчас вы и «чтец, и жнец и на дуде игрец», а до самых приоритетных, стратегически важных задач дело так и не доходит. Поэтому выпишите все задачи, которые вы делаете в рабочее время и посмотрите на них здраво: а действительно ли это дело можете сделать только вы и больше никто другой?
5. Найти удаленных помощников
Чтобы разгрузить себя, часть задач можно и нужно делегировать профессионалам (читайте также: «Сделай за меня: 7 принципов эффективного делегирования полномочий»). С рутинными, часто повторяющимися делами справится личный помощник, а задачи, требующие особых знаний и навыков, лучше поручить специалистам (копирайтерам, дизайнерам, бухгалтерам, программистам и так далее). В результате ваше время освободится на 80%, и вы сможете сфокусироваться на задачах по масштабированию и развитию своего проекта.
6. Внедрить сервис для управления задачами
При большом количестве задач легко запутаться, что и кому вы поручили. Это часто ведет к срыву сроков и договоренностей, к потере прибыли и лояльности клиентов. Для того, чтобы добиться слаженности в работе и четкости всех бизнес-процессов, воспользуйтесь специальными сервисами для управления задач. Например, Wrike, Мегаплан, Trello, Битрикс 24, LeaderTask и так далее. Организовав работу в одном из этих сервисов, вам будет проще контролировать рабочие процессы, и вы сможете поддерживать стабильно высокий темп работы.
Методично следуя этим простым советам, вы обнаружите, что за пару-тройку часов в день можете успевать даже больше, чем при 8-12 часовом рабочем графике. При этом ваш проект будет развиваться ускоренными темпами и приносить хорошие дивиденды.
Эксперт:
Фото: Getty Images
