Почти все свою жизнь профессор Арт Маркман терпеть не мог составлять списки задач. По его ощущениям, они не только лишали его гибкости графика, но и будто вписывали всю его жизнь в несколько десятков пунктов в ежедневнике. Разумеется, это раздражало, а, главное, придавало ему чувство абсолютной ничтожности, если вдруг по каким-то причинам ему в конце дня не удавалось поставить заветные галочки с пометкой «сделано».
Так было, пока он не стал занятым и успешным человеком.
«Со временем чем насыщеннее становился мой график, тем важнее для меня становилось записывать каждую мелочь», – признается профессор. При этом абсолютно неважно – выполнялся этот список или нет. Здесь, как оказалось, значение имеет совсем другое: настоящую ценность для эффективного дня представляет непосредственно сам акт составления списка задач, а не то, сколько галочек вы поставите в конце дня. Почему? Объясняет профессор Маркман.
Улучшается память
Фактически написание списка дел можно сравнить с учебой в университете. Вспомните себя студентом – читая учебник или сидя на лекции, вы (разумеется, как прилежный отличник) старались законспектировать всю новую для себя информацию, чтобы лучше ее запомнить. Это было важно: ведь просто послушав профессора или пробежав глазами по страницам книги, вы запоминали куда меньше, чем могли бы, если бы вы при этом делали записи. Собственно, то же самое доказывают и многочисленные эмпирические исследования. Мы знаем об этом с детства: зрительная и слуховая память чаще всего работает лучше, если к ним подключена и механическая.
При составлении списка дел работает тот же принцип. Да, вы можете прикинуть все свои дела на предстоящий день, стоя перед умывальником. А можете сделать над собой небольшое усилие и потратить несколько минут на то, чтобы записать все это. И если вы выберете второй вариант, ваш мозг автоматически поставит «прописанные» задачи в приоритет перед «продуманными» – просто потому, что для того, чтобы записать что-то на бумаге, вы потратили больше усилий (отфильтровали информацию, проанализировали, подобрали для нее словесное выражение и т.д.).
Словом, чем больше внимания вы уделяете постановке задачи, тем лучше вы ее запоминаете. Вот почему порой нам проще простого повторить наизусть весь свой список дел, даже если сейчас его нет перед глазами.
Планирование помогает превратить абстрактные цели в конкретные задачи
Многие из нас работают, но, тем не менее, редко случается, когда мы заняты абсолютно каждую минуту нашего рабочего дня. Прежде всего – потому, что у нас почти всегда есть некие долгосрочные проекты, которые не делаются в один день. И, как правило, именно планирование своего времени на выполнение подобных проектов – это едва ли не самое сложное.
Чаще всего, так происходит, когда мы видим некую абстрактную цель, но не продумываем каждый свой конкретный шаг на пути к ее достижению. Представьте, к примеру, что вы желаете написать книгу. Вы не сделаете этого за один присест, это ясно. Сначала вы потратите некоторое время на сбор фактуры, затем подумаете над сюжетом, попутешествуете, быть может, для вдохновения, задержитесь на прокрастинацию и борьбу за страхом «чистого листа». Словом, на каждый этот шаг нужно время, но вы удивитесь, что прописав все эти «сопроводительные» задачи, вы гораздо быстрее придете в издательство с готовой работой.
Кстати, специально для достижения глобальных целей уже разработан особый хитрый список, о котором мы рассказываем здесь: «To Do This: как составить список задач, который поможет вам не распыляться по мелочам».
Как только вы начнете обдумывать мелкие задачи, в вашей повестке дня автоматически будут появляться новые, о которых вы бы и не подумали раньше. Да, поначалу подобные внезапные изменения будут нервировать, но, в конце концов, сам процесс продумывания вашей дороги к цели сделает весь процесс гораздо эффективнее и быстрее.
Избавляет от «сорняков» (в голове)
Мы не выполняем свой список задач на 100% по нескольким причинам. Помешать могут непредвиденные обстоятельства в офисе, внезапное совещание, слишком много электронных писем, на которые надо ответить, или разрывающийся от сообщений мессенджер, где вас от работы могут отвлекать чересчур болтливые коллеги.
Возможно, ваше расписание и так будет настолько плотным, что вы просто не найдете дополнительного места, чтобы «втиснуть» туда пару-тройку экстра-задач. И в каком-то смысле это хорошо, ведь именно так вы поймете, что ваш график наполнен огромным количеством дел – по своей сути мелких, но отнимающих у вас драгоценные часы на более глобальные цели. Чаще всего, увидеть наглядно то, как вы впустую распыляетесь по мелочам, можно, лишь составив список конкретных задач. Фигурально выражаясь, вы увидите, как неважные дела, словно «сорняки», разрослись по вашей жизни, мешая вам собрать урожай вашей деятельности.
Это важно, так как это помогает вам определить приоритеты. Если вы сами – хозяин своего расписания, то, быть может, вам пора отделить, наконец, зерна от плевел. Если ваш распорядок определяет начальство, то, возможно, вам пора выйти с ним на откровенный разговор. Покажите ему написанный список задач и в режиме реального времени посчитайте, как много времени вы тратите на мелкие дела, которые отвлекают вас от важной работы. Может, вам пора нанять ассистента (зачем он нужен успешному человеку, рассказываем здесь: «Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора»)?
Одним словом, вам не удастся прополоть свой огород, если вы не проведете ревизию вашего дня, ваших целей и не выявите все те факторы («сорняки»), которые вам мешают. В этом плане список задач может открыть перед вами самую полную картину вашей рабочей жизни. Необязательно выполнять все дела – быть может, гораздо важнее в вашем случае понять, от каких пунктов вам пора избавиться раз и навсегда.
Об авторе:
Арт Маркман – доктор философии, профессор психологии и маркетинга в Техасском университете в Остине, автор книг по личностному развитию «Smart Thinking» и «Habits of Leadership». Оригинал статьи –
Фото: Getty Images
