Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора

Теперь, похоже, те же прогнозы атакуют профессию, которая, казалось бы, предполагает настолько личностный подход, что заменить ее не сможет ни один компьютер. Но и здесь, смельчаки, инициирующие из года в год противостояние людей и машин, все же находятся. Их автоматизированные персональные ассистенты (PA — personal assistants) носят очеловеченные, почти детские имена (Siri, Charlie). Одна из них — Эми Ингрэм (Amy Ingram) — настолько «живая», что некоторые даже не понимают, что они переписываются не с обычным человеком, а с искусственным интеллектом. Эми, как и любая девушка, умеет флиртовать, знает основы современного digital-языка и настолько очаровывает своих собеседников по ту сторону экрана, что те даже шлют ей цветы и подарки.

И мы бы вновь могли начать петь дифирамбы возможностям Big Data, если бы не одно «но»: PA-боты существуют уже много лет, но за это время профессия живых персональных ассистентов эволюционировала настолько, что своих искусственных соперников оставила далеко позади. Оказалось, что уметь просто синхронизировать календарь и назначать встречи — уже недостаточно. Теперь, чтобы оставаться на плаву и при этом достойно зарабатывать, личный помощник должен стать вторым «я» своего босса. Что это означает на практике, комментирует генеральный директор компании по подбору PA Smart & Talented Марина Егорова.

Между заботой и предвосхищением

«Иногда мы смеемся с ассистентами, называя свою работу „второй мамочкой своего босса“», — шутит Марина Егорова. Здесь важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько способность быть проницательным до такой степени, чтобы у начальника даже не было необходимости озвучить поручение. Иными словами, в профессии личного помощника реактивность должна быть сменена на проактивность.

«Например, если босс летит в новый для него город, – продолжает эксперт, – нужно заранее посмотреть схему аэропорта и спланировать, где он выйдет в аэропорту, чтобы его встретили. В этом же городе посмотреть погоду и положить ему в портфель зонт на случай дождливой погоды. Или подготовить нужные файлы к его встрече, о которых он не просил, но вы знаете, что они ему точно будут нужны».

Успех личного ассистента напрямую зависит от того, насколько его начальник или начальница освобождены от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки. Оформление визы, организация встречи, перевод, составление маршрута, контроль недвижимости, — все это должно проходить автономно, незаметно для босса и, конечно же, грамотно.

Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома. «Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», — смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту. У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.

Банального 8-часового присутствия в офисе не будет, но работа «за столом» все равно будет иметь большое значение, хотя бы потому, что грамотный PA — это не только тот, кто умеет чувствовать настроение и потребности человека, но и тот, кто знает, как вести протокол или же обращаться с документооборотом. Высший пилотаж — если у вас есть представление о тонкостях бизнеса, которым занимается ваш босс. В этом случае в ваши обязанности будет входить подготовка презентаций, проведение встреч от имени вашего шефа, раздача поручений работникам на позициях ниже — соответственно, оклад и лояльность начальства к вам только возрастет. В Великобритании, к примеру, пару лет назад был даже проведен отдельный опрос, по которому около 16% респондентов признались, что их начальники регулярно прислушиваются к их советам при принятии стратегических бизнес-решений.

Трудности подбора

Должность персонального ассистента на сегодняшний день от своего секретарского предка унаследовала минимальный процент обязанностей. Теперь она совмещает навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. Последний пункт подразумевает умение эффективно управлять активами. В этом случае персональный ассистент (как правило, для выполнения этих функций нанимается отдельный человек, хотя бывают и исключения, когда всем занимается один помощник) работает в так называемом Family Office. «Понятие FO пришло к нам из Штатов. Богатые семьи организовывали такие офисы, чтобы сохранять свой капитал, — объясняет Марина Егорова, — раньше в нем сидели финансисты, теперь туда же стали нанимать и ассистентов». 

Разумеется, при занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, — словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента. 

«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, — рассказывает эксперт, — но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».

Профайл

Как правило, персональные ассистенты ассоциируются у широкой публики с молоденькими неопытными девушками. И это очень большое заблуждение, ведь, на самом деле, должность PA в основном получают люди от 30 лет. Чаще всего — женщины, но бывают и исключения — к примеру, в том же Family Office есть место и мужчинам. 

В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», — объясняет гендиректор. 

Более того, у семейных людей хорошо развит мультитаскинг и стрессоустойчивость. Как свидетельствует эксперт, большие начальники — люди весьма нетерпеливые, так что всегда надо уметь держать собственные эмоции и усталость под контролем. В этом плане для любого работодателя или рекрутера будет важно видеть, что человек умеет долго работать на одном месте, дисциплинирован, сдержан и осведомлен о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Перспективы

Возвращаясь все к тому же британскому опросу, в тот раз только треть респондентов призналась в том, что они всегда хотели стать личным помощником, и примерно столько же заявили, что не желают менять специальность, а планируют развиваться дальше и дорасти, к примеру, до исполнительного ассистента.

С другой стороны, совершить качественно новый скачок можно и с этой позиции. Сама Марина, к примеру, прошла путь от ассистента до владелицы собственного бизнеса. Как правило, промежуточной ступенью может стать должность менеджера проекта. Перспектива тянется вплоть до поста генерального директора. Управление — самая распространенная область  роста, ведь именно здесь личный помощник набирается опыта больше всего.

Расписание под контролем. Там, где Siri не справляется, на помощь придет PA, который уж точно не отправит вас дважды на одну и ту же встречу.

Делегирование полномочий. Вместо того, чтобы бегать по визовым центрам или подписывать ненужные бумаги, сконцентрируйтесь на больших идеях.

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту — это не бесполезная издержка. Освободившееся время вы сможете потратить на саморазвитие.

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.